Trung tâm Nụ Cười Hồng – Hệ thống các cơ sở trực thuộc
Trung tâm Nụ Cười Hồng luôn tôn trọng quyền riêng tư, bảo vệ thông tin cá nhân và đặt lợi ích tốt nhất của trẻ em lên hàng đầu. Chúng tôi hiểu rằng mỗi trẻ có hoàn cảnh, đặc điểm phát triển và nhu cầu hỗ trợ riêng. Vì vậy, việc bảo mật thông tin của trẻ và gia đình là trách nhiệm quan trọng trong suốt quá trình tiếp nhận, tư vấn, đánh giá, can thiệp và đồng hành cùng phụ huynh.
Điều khoản này được áp dụng thống nhất tại Trung tâm Nụ Cười Hồng và các cơ sở trực thuộc.
1. Phạm vi thông tin được bảo mật
Trung tâm có thể tiếp nhận và lưu trữ những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động chuyên môn và quản lý, bao gồm:
1.1. Thông tin cá nhân của trẻ
- Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính.
- Hình ảnh, video, giọng nói và các thông tin nhận diện trẻ.
- Thông tin về quá trình học tập, sinh hoạt và phát triển.
- Thông tin về khả năng giao tiếp, ngôn ngữ, nhận thức, vận động và hành vi.
- Hồ sơ đánh giá, kết quả sàng lọc, tư vấn và kế hoạch can thiệp.
- Các thông tin sức khỏe và dữ liệu liên quan do gia đình cung cấp hoặc phát sinh trong quá trình hỗ trợ.
1.2. Thông tin của cha mẹ và gia đình
- Họ tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ.
- Thông tin người đại diện hoặc người giám hộ hợp pháp.
- Thông tin về quá trình trao đổi, tư vấn và phối hợp với gia đình.
- Những thông tin khác được gia đình tự nguyện cung cấp để phục vụ việc hỗ trợ trẻ.
2. Mục đích thu thập và sử dụng thông tin
Trung tâm chỉ thu thập và sử dụng thông tin trong phạm vi cần thiết cho các mục đích phù hợp, bao gồm:
- Tiếp nhận đăng ký và quản lý hồ sơ của trẻ.
- Tìm hiểu nhu cầu, đặc điểm và khả năng phát triển của trẻ.
- Thực hiện hoạt động đánh giá, tư vấn và xây dựng kế hoạch hỗ trợ phù hợp.
- Theo dõi tiến trình, ghi nhận kết quả và điều chỉnh phương pháp can thiệp.
- Trao đổi với phụ huynh về tình hình và sự tiến bộ của trẻ.
- Đảm bảo an toàn, quyền lợi và chất lượng dịch vụ tại các cơ sở.
- Thực hiện nghĩa vụ quản lý, kế toán và các nghĩa vụ pháp lý theo quy định.
Trung tâm không sử dụng thông tin của trẻ và gia đình cho những mục đích không phù hợp với nội dung đã thông báo và phạm vi được phép xử lý.
3. Nguyên tắc bảo mật hình ảnh và video của trẻ
Hình ảnh và video của trẻ là những thông tin cần được bảo vệ đặc biệt.
Trung tâm cam kết:
- Không tự ý công khai hình ảnh, video hoặc thông tin nhận diện trẻ lên website, mạng xã hội, tài liệu quảng cáo hay các phương tiện truyền thông khi chưa có sự đồng ý phù hợp.
- Không sử dụng hình ảnh trẻ để quảng cáo, tiếp thị hoặc truyền thông thương mại ngoài phạm vi được gia đình cho phép.
- Không đăng tải các hình ảnh, video có thể gây tổn thương danh dự, nhân phẩm hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến trẻ.
- Không chia sẻ hình ảnh và video của trẻ cho cá nhân, tổ chức không có thẩm quyền hoặc không có mục đích phù hợp.
- Có biện pháp hạn chế việc sao chép, phát tán và sử dụng trái phép hình ảnh của trẻ.
Việc gia đình đồng ý cho trẻ tham gia chương trình hỗ trợ không đồng nghĩa với việc đồng ý cho Trung tâm sử dụng hình ảnh, video của trẻ vào mục đích truyền thông hoặc quảng cáo.
Các hoạt động sử dụng hình ảnh, video cho mục đích truyền thông cần được thông báo và xin sự đồng ý riêng theo quy định.
4. Bảo mật hồ sơ đánh giá và quá trình can thiệp
Hồ sơ chuyên môn của trẻ được quản lý với nguyên tắc tôn trọng quyền riêng tư và bảo vệ lợi ích tốt nhất của trẻ.
Trung tâm thực hiện các nguyên tắc:
- Chỉ nhân sự được phân quyền mới được tiếp cận hồ sơ chuyên môn phù hợp với nhiệm vụ.
- Không tự ý cung cấp kết quả đánh giá, nhận xét chuyên môn hoặc thông tin can thiệp của trẻ cho người không có thẩm quyền.
- Không trao đổi thông tin riêng tư của trẻ tại nơi công cộng hoặc trong những tình huống không bảo đảm tính bảo mật.
- Không so sánh, công khai hoặc sử dụng hồ sơ của trẻ này để nhận xét trẻ khác.
- Thông tin chuyên môn được trao đổi với phụ huynh hoặc người đại diện hợp pháp theo phạm vi phù hợp.
5. Quy định chia sẻ thông tin giữa các cơ sở
Để đảm bảo tính liên tục và thống nhất trong quá trình hỗ trợ trẻ, Trung tâm có thể thực hiện việc trao đổi thông tin giữa các cơ sở trực thuộc khi thực sự cần thiết.
Việc chia sẻ phải đáp ứng các nguyên tắc:
- Phục vụ trực tiếp cho quá trình chăm sóc, tư vấn, đánh giá và hỗ trợ trẻ.
- Chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết.
- Chỉ nhân sự có trách nhiệm và được phân quyền mới được tiếp cận.
- Có biện pháp bảo vệ thông tin trong quá trình lưu trữ, truyền nhận và sử dụng.
- Không tự ý chuyển hồ sơ của trẻ cho cơ sở hoặc tổ chức độc lập bên ngoài hệ thống khi chưa có căn cứ và sự đồng ý phù hợp theo pháp luật.
6. Bảo mật thông tin khi sử dụng website và nền tảng trực tuyến
Khi phụ huynh truy cập website, đăng ký tư vấn hoặc sử dụng các kênh liên hệ trực tuyến của Trung tâm, một số thông tin có thể được tiếp nhận như:
- Họ tên và số điện thoại liên hệ.
- Nội dung đăng ký tư vấn.
- Thông tin do phụ huynh chủ động gửi qua biểu mẫu.
- Dữ liệu kỹ thuật cần thiết để duy trì hoạt động và bảo mật hệ thống.
Trung tâm áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ truy cập trái phép, thất thoát, thay đổi hoặc sử dụng thông tin không đúng mục đích.
Phụ huynh được khuyến nghị không gửi hồ sơ nhạy cảm của trẻ qua các kênh không bảo đảm an toàn thông tin.
7. Quyền của phụ huynh và người đại diện hợp pháp
Phụ huynh hoặc người đại diện hợp pháp của trẻ có quyền:
- Được thông báo về việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của trẻ.
- Được biết những loại thông tin nào đang được tiếp nhận và xử lý.
- Yêu cầu truy cập, kiểm tra và cập nhật thông tin không chính xác.
- Yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ khi cần thiết.
- Yêu cầu hạn chế hoặc ngừng xử lý thông tin trong những trường hợp pháp luật cho phép.
- Rút lại sự đồng ý đối với hoạt động xử lý dữ liệu đã được đồng ý, theo quy định pháp luật.
- Yêu cầu xem xét việc xóa hoặc hủy thông tin khi có căn cứ phù hợp.
- Phản ánh, khiếu nại khi phát hiện dấu hiệu sử dụng hoặc tiết lộ thông tin trái phép.
Các yêu cầu được tiếp nhận và giải quyết theo quy định pháp luật. Việc xóa hoặc ngừng xử lý thông tin có thể bị giới hạn trong trường hợp Trung tâm phải tiếp tục lưu trữ theo nghĩa vụ pháp lý hoặc có căn cứ hợp pháp khác.
8. Trách nhiệm của Trung tâm và nhân sự
Trung tâm Nụ Cười Hồng và các cơ sở trực thuộc có trách nhiệm:
- Tổ chức quản lý thông tin theo nguyên tắc bảo mật.
- Phân quyền truy cập dữ liệu theo chức năng và nhiệm vụ.
- Hướng dẫn nhân sự thực hiện quy định bảo vệ thông tin trẻ em và gia đình.
- Không sử dụng thông tin cá nhân của trẻ cho mục đích riêng.
- Không tự ý sao chép, tải xuống, lưu trữ hoặc chuyển tiếp hồ sơ khi chưa được phép.
- Có biện pháp xử lý khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố liên quan đến bảo mật thông tin.
- Thực hiện trách nhiệm thông báo, phối hợp và khắc phục sự cố theo quy định pháp luật.
Nhân sự, cộng tác viên và những người được tiếp cận thông tin có trách nhiệm giữ bí mật trong quá trình làm việc và sau khi chấm dứt nhiệm vụ tại Trung tâm, trong phạm vi pháp luật quy định.
9. Thời gian lưu trữ thông tin
Thông tin của trẻ và gia đình được lưu trữ trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích đã thông báo, phục vụ hoạt động chuyên môn, quản lý và thực hiện nghĩa vụ pháp lý.
Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn mục đích xử lý hợp pháp, Trung tâm sẽ xem xét việc xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu theo quy định hiện hành.
Đối với những hồ sơ phải lưu trữ theo quy định pháp luật, Trung tâm thực hiện theo thời hạn và yêu cầu tương ứng.
10. Tiếp nhận phản ánh về bảo mật thông tin
Nếu phụ huynh phát hiện hoặc nghi ngờ thông tin của trẻ và gia đình bị sử dụng, chia sẻ hoặc tiết lộ không đúng quy định, vui lòng liên hệ với Trung tâm để được tiếp nhận và xử lý.
Đơn vị tiếp nhận: Trung tâm Nụ Cười Hồng – Bộ phận quản lý và bảo vệ thông tin.
Địa chỉ: A30, khu đô thị Hưng Phú, phường Phú Tân, tỉnh Vĩnh Long
Điện thoại: 094.507.3366 – 094.527.3366
Email: lienhe@trungtamnucuoihong.edu.vn
Trung tâm sẽ xem xét, xác minh và phản hồi theo tính chất vụ việc cũng như thời hạn pháp luật quy định.
11. Hiệu lực và phạm vi áp dụng
Điều khoản bảo mật thông tin này áp dụng đối với Trung tâm Nụ Cười Hồng, các cơ sở trực thuộc, nhân sự, cộng tác viên và những cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp nhận, quản lý và sử dụng thông tin của trẻ và gia đình.
Trung tâm có quyền cập nhật nội dung điều khoản khi có thay đổi về hoạt động hoặc quy định pháp luật. Những thay đổi quan trọng sẽ được thông báo thông qua các kênh thông tin chính thức.
Trung tâm Nụ Cười Hồng luôn trân trọng sự tin tưởng của mỗi gia đình. Chúng tôi hiểu rằng bảo vệ thông tin của trẻ không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là trách nhiệm đạo đức và sự tôn trọng dành cho mỗi em nhỏ.
An toàn cho trẻ – Tôn trọng gia đình – Bảo mật thông tin – Đồng hành bằng trách nhiệm.
